Zarządzanie nieruchomościami – jak wygląda obsługa prawna w tym zakresie?

Zarządzanie nieruchomościami, czy to w formie wspólnoty mieszkaniowej, spółdzielni czy w postaci osoby zarządcy, wymaga odpowiedzialności i działania w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. Doskonałym rozwiązaniem może okazać się w takim przypadku korzystanie z doradztwa ze strony, na przykład, kancelarii adwokackiej czy radcowskiej. Jak i czego dotyczy w takim przypadku obsługa prawna?

Obsługa prawna w zarządzaniu nieruchomościami – co może obejmować?

Obsługa prawna w zarządzaniu nieruchomościami może obejmować bardzo wiele kwestii, związanych chociażby z:

• dopilnowaniem formalności prawno-administracyjnych, które wymagane są do prawidłowej obsługi nieruchomości przez podmiot zarządzający,
• prawnym zabezpieczaniem wszelkiego rodzaju transakcji finansowych, obejmujących sprzedaż, zakup czy koszty najmu nieruchomości,
• rozwiązywaniem sporów na linii zarządca – właściciel czy najemca lokalu,
• prawnym doradztwem inwestycyjnym, obejmującym zakup gruntów pod budowę nowych nieruchomości i podobne działania.

Kancelaria świadcząca obsługę prawną związaną z zarządzaniem nieruchomościami może, oczywiście, prowadzić szereg innych działań prawnych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania podmiotu zarządzającego nieruchomościami. Przekłada się to nie tylko na działanie zgodnie z literą prawa, ale też stawia zarządcę w jak najlepszym świetle i wpływa na zwiększenie zaufania ze strony lokatorów nieruchomości.

Korzystanie z obsługi prawnej w zarządzaniu nieruchomościami pozwala ponadto uniknąć wielu błędów i podejmowania decyzji, które mogłyby w perspektywie czasu okazać się nietrafionymi.

Czym zajmuje się zarządca nieruchomości?

Zarządca nieruchomości sprawuje administracyjną i prawną pieczę nad lokalami znajdującymi się w danym obiekcie/obiektach, zapewniając ich właścicielom czy najemcom dbałość o szereg kwestii, którymi nie muszą zajmować się samodzielnie. Zarządca, w imieniu właściciela nieruchomości, zajmuje się, w dużym skrócie, zachowaniem obiektu w należytym stanie technicznym i porządkowaniem tak budynku, jak i jego otoczenia.

Pełną definicję zawodu zarządcy nieruchomości określono w Ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami [Dz.U.2024.0.1145 t.j.] – od art. 184a tego dokumentu można znaleźć zapisy dotyczące prowadzenia działalności o takim charakterze.

Do najważniejszych zadań zarządcy nieruchomości należą zatem, między innymi:

• regularna kontrola stanu technicznego obiektu i przeprowadzanie niezbędnych prac remontowych, modernizacyjnych czy naprawczych,
• dbałość o zapewnienie nieprzerwanego dostępu do mediów (gaz, prąd, woda) dla wszystkich mieszkańców lokali nieruchomości,
• usuwanie bieżących, nagłych awarii,
• utrzymanie czystości w częściach wspólnych nieruchomości (korytarze, obszar piwnicy, windy itp.), a także wokół budynku (prace ogrodnicze, sprzątanie chodników, odśnieżanie dachu),
• zapewnienie obsługi związanej z wywozem śmieci,
• dbanie o regularne, nieprzerwane ubezpieczenie obiektu od różnego rodzaju zdarzeń losowych,
• prowadzenie dokumentacji ewidencyjnej i udostępnianie jej w razie potrzeby,
• prowadzenie księgowości wraz z obsługą konta bankowego, na które trafiają opłaty wnoszone przez mieszkańców.

Do obowiązków zarządcy nieruchomości należy, jak widać, realizowanie bardzo różnych zadań. Wiele z nich może być, oczywiście, zlecanych zewnętrznie – w przypadku usuwania awarii czy dbania o czystość, zarządca nie realizuje takich działań samemu, a raczej skupia się na szukaniu podwykonawców, podpisywaniu z nimi stosownych umów i kontrolowaniu postępów ich prac.

Nie zmienia to jednak faktu, że sprawowanie opieki nad nieruchomością wymaga od zarządcy szerokiej, interdyscyplinarnej wiedzy – nic zatem dziwnego, że również w kwestiach stricte prawnych korzysta on z pomocy kancelarii radcowskich czy adwokackich, gdzie zespół specjalistów jest w stanie zapewnić stosowną opiekę merytoryczną i doradczą.

Jak wygląda obsługa prawna dla zarządców nieruchomości?

Obsługa prawna dla zarządcy nieruchomości może być realizowana zarówno w formie stałej (co stanowi najczęściej wybierane rozwiązanie), jak i doraźnej, w razie potrzeby uzyskania szybkiej porady prawnej czy jedynie tymczasowej pomocy.

W zakres obsługi prawnej skierowanej do osób trudniących się zawodem zarządcy nieruchomości, wchodzą działania dotyczące, na przykład, sporządzania dokumentacji wewnętrznej, związanej z administrowaniem obiektów znajdujących się pod opieką danego zarządcy – mogą to być uchwały wspólnotowe, wszelkiego rodzaju regulaminy i inne, podobnego rodzaju dokumenty regulujące funkcjonowanie nieruchomości.

Prawnik – radca prawny lub adwokat może zająć się ponadto przygotowywaniem i opiniowaniem dokumentów związanych z obrotem daną nieruchomością. Mowa tu o umowach sprzedaży czy kupna obiektu – zanim zostaną podpisane, powinny zostać starannie ocenione pod kątem formalnym i prawnym.

Niezbędne w takiej sytuacji będzie także wcześniejsze sprawdzenie stanu prawnego nieruchomości i, jeżeli jest to konieczne, dążenie do jego uregulowania jeszcze przed dokonaniem sprzedaży/zakupu.

Ważnym elementem obsługi prawnej dla zarządcy nieruchomości jest także podejmowanie działań windykacyjnych, które, ze względu na delikatność takich spraw i konieczność ścisłego stosowania się do obowiązujących przepisów, bezpieczniej przeprowadzi właśnie prawnik.

Ze względu na dużą odpowiedzialność, jaka ciąży na zarządcy nieruchomości, obsługa prawna może obejmować także doradztwo i pomoc związane z rozstrzyganiem ewentualnych sporów – zarówno z mieszkańcami nieruchomości, jak i jej właścicielem.

Na czym polega działalność wspólnoty mieszkaniowej?

Jak natomiast prezentuje się kwestia działalności wspólnoty mieszkaniowej? Czym jest tego rodzaju podmiot i kto, faktycznie, nim zarządza?

W przypadku wspólnoty mieszkaniowej należy mówić o organizacji, którą tworzą właściciele lokali przynależących do danej nieruchomości. Jako jednostka organizacyjna, wspólnota nie posiada osobowości prawnej. Jak jednak dochodzi do jej powstania? Czy założenie wspólnoty mieszkaniowej wymaga podejmowania jakichkolwiek kroków ściśle związanych z tym zamiarem? Dla wielu osób może to być zaskoczeniem, ale organizacja o takim charakterze zawiązuje się właściwie samodzielnie!

Do utworzenia wspólnoty mieszkaniowej dochodzi w sposób wręcz „automatyczny” – na mocy obowiązującej Ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali [Dz. U. 2020.0.1910 t.j.] zawiązuje się ona w momencie wyodrębnienia przynajmniej dwóch lokali w danej nieruchomości, które należeć będą do dwóch różnych właścicieli. Jednocześnie, tym samym, z automatu właściciele ci stają się członkami tejże wspólnoty. Oczywiście, wraz z zakupem kolejnych lokali przez nowe osoby, one także zostają włączone do struktur tej organizacji.

Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wspólnota mieszkaniowa może być zarządzana na kilka sposobów:

• zarząd umowny – w przypadku którego właściciele lokali (członkowie wspólnoty) decydują się na powierzenie kwestii zarządzania osobie prawnej; zarządca nieruchomości jest w takim momencie formalnym reprezentantem wspólnoty i w jej imieniu zajmuje się podstawowymi czynnościami związanymi z prawidłowym funkcjonowaniem obiektu i dbaniem o stan techniczny nieruchomości;
• zarząd ustawowy – dotyczący tak zwanej dużej wspólnoty mieszkaniowej (to jest takiej, w której występuje powyżej 3 odrębnych lokali mieszkaniowych lub użytkowych w nieruchomości); wówczas wymagane jest powołanie zarządu wspólnoty, który tworzyć mogą tak właściciele lokali, jak i osoby z zewnątrz – zarząd zajmuje się prowadzeniem zwykłych, codziennych spraw wspólnoty i realizacją podstawowych czynności; w razie konieczności podjęcia bardziej znaczących decyzji, rozstrzyga się o nich poprzez podjęcie uchwały (na mocy większości głosów wyrażonych przez właścicieli/członków wspólnoty).

Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową, bez względu na wybraną formę, nie obejmuje zajmowania się lokalami własnościowymi (mającymi właścicieli). Podlegają mu natomiast kwestie dotyczące części wspólnych obiektu – w jego ramach wspólnota odpowiedzialna jest za utrzymanie porządku na terenie nieruchomości (klatki schodowe, szyby wind, instalacje techniczne, garaże podziemne, piwnice – ale bez wpływania na wyodrębnione komórki lokatorskie) i wokół niej (place zabaw, ewentualne ogrodzenie, tereny zieleni).

Co warto wiedzieć o obsłudze prawnej wspólnot mieszkaniowych?

Tak, jak i inne organizacje, także wspólnoty mieszkaniowe stoją na co dzień przed wieloma wyzwaniami administracyjnymi i prawnymi oraz koniecznością funkcjonowania w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Między innymi z tego względu obsługa świadczona przez specjalistów takich, jak radcy prawni czy adwokaci, staje się wręcz niezbędna. Co więcej, już na etapie rejestracji wspólnoty obsługa prawna pozwala na przeprowadzenie całego procesu w sposób poprawny, pozwalający na prawidłowe ustalenie zasad funkcjonowania, rozliczania finansowego oraz określenie sposobu zarządzania wspólnotą.

Bieżąca obsługa prawna wspólnoty mieszkaniowej związana jest z podstawowymi, do pewnego stopnia, kwestiami dotyczącymi nieruchomości i jej mieszkańców. Mowa tu o doradztwie przy podejmowaniu kroków związanych z przeprowadzaniem remontów czy konserwacji, gdy konieczne jest podpisanie umów z podwykonawcami, podobnie jak w przypadku konieczności wybrania i nawiązania współpracy z dostawcami mediów (telewizja, energia elektryczna, ogrzewanie itp.).

W ramach obsługi prawnej realizowane są zatem czynności obejmujące, na przykład:

• sporządzanie dokumentacji wewnątrzwspólnotowej – regulaminy i inne,
• przygotowywanie uchwał,
• windykowanie należności (zaległości w opłatach).

O ile wspólnota mieszkaniowa zdecyduje się na korzystanie z profesjonalnej obsługi prawnej, kancelaria może reprezentować ją również w znacznie poważniejszych sprawach – na przykład przed sądem, Urzędem Skarbowym i podobnymi organami państwowymi czy administracyjnymi.

Spółdzielnia mieszkaniowa i jej działanie

W odróżnieniu od wspólnoty, spółdzielnia mieszkaniowa jest organizacją posiadającą osobowość prawną. Jej funkcjonowanie definiują i regulują:

• Ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze [Dz.U. 2021 r. poz. 648],
• Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych [Dz.U. 2024.0.558 t.j.].

Jako podmiot gospodarczy, spółdzielnia mieszkaniowa ma za zadanie zaspokajać potrzeby lokalowe przynależących do niej członków (których liczba może być dowolna) oraz reprezentować i działać w ich interesie. W ramach prowadzonej działalności, taki podmiot ma prawo do nabywania i zbywania nieruchomości czy też budowania nowych. Jednocześnie jest zobowiązany do zarządzania nimi. Nie może jednak czerpać korzyści majątkowych kosztem członków (na przykład poprzez dowolne dysponowanie środkami pochodzącymi z nadwyżek czynszu i podobnych opłat).

Do założenia spółdzielni mieszkaniowej niezbędna jest decyzja przynajmniej 10 osób fizycznych lub przynajmniej 3 osób prawnych. Jako zrzeszenie, organizacja ta musi zostać wpisana do KRS. Pod zarządem spółdzielni znaleźć się mogą lokale mieszkaniowe i użytkowe w nieruchomościach wielolokalowych takich, jak bloki czy kamienice, jak również domy jednorodzinne i podobne obiekty. Bycie członkiem spółdzielni jest dobrowolne – oznacza to, że właściciel, na przykład, mieszkania może do niej przynależeć lub też zrezygnować z takiej możliwości.

Zostanie członkiem spółdzielni mieszkaniowej daje prawo właścicielowi mieszkania czy domu do wglądu w działania przez nią realizowane, do tego aktywnie może on uczestniczyć w podejmowaniu decyzji (w tym także finansowych) odnoszących się do funkcjonowania spółdzielni.

Zarządzanie spółdzielnią mieszkaniową

Członkowie spółdzielni mieszkaniowej odpowiedzialni są za wybranie Rady Nadzorczej, której zadaniem jest zarządzanie tym podmiotem. Decyzje tego rodzaju podejmowane są na walnym zgromadzeniu.

Następnie Rada Nadzorcza musi wybrać Zarząd, stanowiący kolejny szczebel w dość złożonej strukturze tej organizacji. Jego obowiązkiem jest bieżące utrzymanie części wspólnych nieruchomości, poza samymi lokalami mieszkaniowymi czy użytkowymi. To oznacza, że zarząd spółdzielni musi dbać o regularne kontrole stanu technicznego, dokonywanie niezbędnych napraw i remontów czy też utrzymanie czystości wewnątrz nieruchomości i wokół niej.

Do obowiązków spółdzielni mieszkaniowej należy także poprawne i regularne prowadzenie rozliczeń finansowych wynikających z jej działalności. Niezbędne jest wyodrębnienie dwóch ewidencji – jednej, która dotyczy zarządzania opłatami wpłacanymi przez lokatorów oraz drugiej, prezentującej zarządzanie środkami pochodzącymi z dodatkowej działalności spółdzielni (jak wspomniane, chociażby, budowanie nowych obiektów czy sprzedaż nieruchomości).

Jak przebiegać może obsługa prawna spółdzielni mieszkaniowych?

Ze względu na rozległość działań, jakie podejmować może spółdzielnia mieszkaniowa, jak również biorąc pod uwagę fakt jej złożonej struktury organizacyjnej, podmioty tej kategorii zazwyczaj decydują się na korzystanie z obsługi prawnej. Niekiedy w ramach spółdzielni funkcjonować mogą wewnętrzne działy prawne, ale i zdarza się często tak, że podmiot taki korzysta z zewnętrznej obsługi – ze strony kancelarii adwokackiej lub radcowskiej. Doradztwo prawne dotyczy przy tym zarówno bieżącej działalności spółdzielni, jak i ewentualnych inwestycji o długofalowym znaczeniu (budowa nowych nieruchomości itp.).

Obsługa prawna spółdzielni mieszkaniowej może obejmować właściwie wszystkie kwestie związane z prowadzoną przez nią działalnością. Doradztwo tego rodzaju bywa niezbędne przy czynnościach dotyczących, przede wszystkim, lokatorów i może być związane z:

• projektowaniem, opiniowaniem i opracowywaniem uchwał dotyczących decyzji podejmowanych przez członków spółdzielni,
• sporządzaniem dokumentacji wewnętrznej, w tym statutu czy regulaminów, a także umów – na przykład z podwykonawcami remontów czy firmami świadczącymi usługi sprzątające,
• przygotowywaniem dokumentacji pracowniczej (spółdzielnia może zatrudniać pracowników) – umów o pracę, świadectw pracy, regulaminów wynagrodzeń i innych,
• windykacją należności, także na drodze sądowej, o ile metody polubowne nie przynoszą rezultatów.

Również działalność dodatkowa prowadzona przez spółdzielnię mieszkaniową stanowczo wymagać będzie prawidłowej reprezentacji prawnej. W tej sytuacji specjaliści oferują doradztwo dotyczące wszelkiego rodzaju inwestycji budowlanych, planowanych i realizowanych przez spółdzielnię. Obsługa prawna zapewnia wówczas podejmowanie działań zgodnych z prawem, jak i niezbędną pomoc w pozyskiwaniu decyzji administracyjnych – w tym pozwoleń i podobnej dokumentacji.

Podsumowanie

Metod zarządzania nieruchomościami, jak widać, jest w Polsce kilka i każda z nich jest regulowana stosownymi przepisami. Prawidłowe działanie w tym zakresie wymaga, ze względu na złożoność tych regulacji, wsparcia prawnego ze strony specjalistów. Wybór obsługi prawnej jest, oczywiście, dowolny, przy czym najczęściej podmioty zarządzające decydują się na outsourcing, wybierając zewnętrzne kancelarie prawne, prowadzone przez radców prawnych, adwokatów lub też zespoły złożone z fachowców różnych dziedzin i gałęzi prawa.