W „Dzienniku Gazecie Prawnej” z 13 lipca 2026 r. ukazał się artykuł Renaty Krupy-Dąbrowskiej zatytułowany „Jawność kosztem spółdzielni”. Publikacja dotyczy planowanego obowiązku prowadzenia rejestru umów w spółdzielniach mieszkaniowych. W materiale przedstawiono między innymi stanowisko prof. SANS dr. Piotra Pałki, radcy prawnego i wspólnika DERC PAŁKA Kancelaria Radców Prawnych.

Projektowany rejestr umów w spółdzielniach mieszkaniowych ma zwiększyć przejrzystość gospodarowania majątkiem oraz ułatwić członkom kontrolowanie wydatków. Zakres proponowanego obowiązku jest jednak bardzo szeroki. Może on powodować znaczne koszty organizacyjne, stwarzać zagrożenie dla prywatności oraz osłabiać pozycję negocjacyjną spółdzielni wobec kontrahentów.

Jednocześnie głosy członków spółdzielni pokazują, że obecny dostęp do umów i faktur bywa w praktyce utrudniony. Dyskusja nad projektem nie dotyczy więc wyłącznie kosztów nowego obowiązku. Jej przedmiotem jest również pytanie, jak zapewnić członkom rzeczywisty dostęp do informacji o gospodarowaniu wspólnym majątkiem.

Ważne: opisywane rozwiązania są elementem projektu ustawy. Nie stanowią obecnie obowiązującego prawa, a ich ostateczny kształt może ulec zmianie w toku dalszych prac legislacyjnych. Stan prac i stan prawny przedstawiono na dzień publikacji niniejszego artykułu.

Obowiązkowy rejestr umów w spółdzielniach mieszkaniowych

Według wersji projektu opisanej przez „Dziennik Gazetę Prawną” spółdzielnie mieszkaniowe miałyby prowadzić wykaz umów dotyczących:

• działalności statutowej spółdzielni,
• prowadzonej działalności gospodarczej,
• zarządzania majątkiem i nieruchomościami spółdzielni.

Do wykazu miałyby trafiać umowy o wartości przekraczającej 1000 zł, z wyjątkiem umów o pracę. Projektowany art. 8¹ ust. 6 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych przewiduje ujawnianie między innymi:

• numeru umowy, jeżeli został nadany,
• daty i miejsca jej zawarcia,
• okresu obowiązywania umowy,
• oznaczenia stron, w tym imienia i nazwiska albo nazwy przedsiębiorcy oraz numeru NIP,
• przedmiotu umowy,
• wartości umowy albo sposobu jej ustalenia,
• statusu umowy oraz daty jej zakończenia.

Informacje miałyby być udostępniane członkom na stronie internetowej spółdzielni, a w przypadku spółdzielni nieposiadającej strony internetowej – w jej siedzibie. Dane o umowie mogłyby zostać usunięte dopiero po upływie pięciu lat, liczonych od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać.

Prof. SANS dr Piotr Pałka: wykaz może objąć niemal całą działalność spółdzielni

W wypowiedzi dla „Dziennika Gazety Prawnej” prof. SANS dr Piotr Pałka zwrócił uwagę, że projektowany obowiązek nie ogranicza się wyłącznie do największych inwestycji lub najważniejszych wydatków.

„Proponowane rozwiązanie obejmuje wszystkie umowy zawierane w zakresie działalności statutowej, gospodarczej oraz zarządzania mieniem, czyli praktycznie całość działalności spółdzielni” – wskazał prof. SANS dr Piotr Pałka.

W rejestrze mogłyby znaleźć się między innymi umowy dotyczące:

• remontów i inwestycji,
• dostaw energii, wody i innych mediów,
• obsługi prawnej, bankowej i ubezpieczeniowej,
• najmu oraz dzierżawy,
• windykacji należności,
• obsługi informatycznej,
• ochrony i sprzątania nieruchomości,
• przeglądów technicznych,
• zarządzania nieruchomościami.

Osoba zainteresowana kosztami utrzymania konkretnego budynku lub osiedla nie zawsze potrzebuje informacji o wszystkich umowach zawieranych przez spółdzielnię, szczególnie tych dotyczących innych nieruchomości albo odrębnej działalności gospodarczej.

Problematyka rejestru umów jest częścią znacznie szerszej reformy. Więcej o pozostałych propozycjach można przeczytać w analizie: nowelizacja ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych w 2026 r.

Dlaczego część członków oczekuje dostępu do wszystkich umów?

W dyskusji nad projektem pojawia się również stanowisko, zgodnie z którym dostęp ograniczony wyłącznie do umów związanych z nieruchomością zamieszkiwaną przez danego członka może okazać się niewystarczający.

Członkowie spółdzielni wskazują, że ustawowe prawo dostępu do dokumentów ma niejednokrotnie charakter pozorny. Problemem może być nie tylko uzyskanie kopii umowy, ale również wcześniejsze ustalenie, czy określona umowa została zawarta, jaki jest jej przedmiot i z jakim kontrahentem spółdzielnia podjęła współpracę.

Zwolennicy szerokiego zakresu rejestru podnoszą, że członek spółdzielni jest zainteresowany nie tylko kosztami dotyczącymi własnego budynku. Spółdzielnia zarządza wspólnym majątkiem, prowadzi działalność obejmującą wiele nieruchomości i podejmuje decyzje, których skutki finansowe mogą pośrednio obciążać wszystkich członków.

Pełniejszy dostęp do informacji może pozwolić na porównanie warunków umów zawieranych dla różnych nieruchomości. Może również ułatwić ocenę, czy poszczególne budynki, osiedla lub grupy mieszkańców nie są traktowane w sposób nieuzasadnienie uprzywilejowany.

W komentarzach członków spółdzielni zwracano uwagę na ryzyko zawierania korzystniejszych umów dotyczących nieruchomości zamieszkiwanych przez osoby związane z organami spółdzielni lub jej pracowników. Tego rodzaju twierdzenia wymagają każdorazowo weryfikacji, jednak pokazują, dlaczego część członków nie chce ograniczenia rejestru wyłącznie do dokumentów dotyczących ich własnego budynku.

Spór dotyczy więc nie tylko tego, czy wykaz powinien powstać, lecz także tego, jak szeroki powinien być jego zakres. Zbyt wąski rejestr może nie zapewnić rzeczywistej kontroli nad gospodarowaniem majątkiem całej spółdzielni. Zbyt szeroki może natomiast prowadzić do nadmiernego ujawniania danych i generować nieproporcjonalne koszty.

Nieprecyzyjne pojęcia mogą powodować różne praktyki

Jednym z podstawowych problemów projektu jest brak jednoznacznych definicji. Wątpliwości dotyczą przede wszystkim takich sformułowań jak „wartość przedmiotu umowy” oraz „status umowy”.

Nie wiadomo, czy przez wartość umowy należy rozumieć:

• wynagrodzenie należne kontrahentowi,
• łączną wartość wszystkich świadczeń stron,
• kwotę brutto lub netto,
• maksymalną wartość umowy ramowej,
• wartość szacunkową ustaloną przed zawarciem umowy.

Równie szeroko może być interpretowany status umowy. Może on oznaczać umowę zawartą, wykonywaną, wypowiedzianą, rozwiązaną, wygasłą albo będącą przedmiotem sporu sądowego.

Brak definicji może doprowadzić do sytuacji, w której poszczególne spółdzielnie będą prowadziły wykazy według zupełnie innych zasad. W rezultacie dane nie będą porównywalne, a cel regulacji, jakim ma być większa przejrzystość, może nie zostać osiągnięty.

Kto będzie miał dostęp do danych z rejestru?

Projekt budzi również pytania dotyczące sposobu udostępniania informacji. Konieczne jest precyzyjne rozstrzygnięcie:

• czy wykaz będzie dostępny wyłącznie dla członków spółdzielni,
• w jaki sposób będzie weryfikowane członkostwo użytkownika,
• czy dostęp będzie wymagał zalogowania,
• czy informacje będą mogły być indeksowane przez wyszukiwarki internetowe,
• czy możliwe będzie masowe pobieranie danych,
• jak długo będą przechowywane rejestry logowań i dostępu,
• w jaki sposób będą chronione dane kontrahentów będących osobami fizycznymi.

Nieprecyzyjne przepisy mogą prowadzić do faktycznego upublicznienia danych, mimo że formalnie wykaz ma być przeznaczony dla członków spółdzielni.

Czy rejestr może ujawniać dane nabywców mieszkań?

Szczególne wątpliwości dotyczą umów zawieranych przez spółdzielnię w związku z realizacją inwestycji mieszkaniowych i sprzedażą lokali. W zależności od ostatecznego zakresu wykazu możliwe byłoby ujawnienie imienia i nazwiska nabywcy, informacji o lokalu, wartości transakcji, a nawet danych pozwalających wyciągać wnioski dotyczące sposobu finansowania zakupu.

Tak szeroki zakres danych mógłby naruszać prywatność mieszkańców oraz pozostawać w sprzeczności z zasadą ograniczenia ujawniania informacji do danych rzeczywiście niezbędnych do realizacji celu rejestru.

W dyskusji pojawia się jednak również stanowisko przeciwne. Część członków spółdzielni zwraca uwagę, że informacje o cenach nieruchomości są coraz szerzej dostępne, inwestycje mieszkaniowe są objęte obowiązkami informacyjnymi, a spółdzielnie często publikują dane pozwalające ustalić, jakimi nieruchomościami zarządzają.

„W sytuacji coraz szerszego dostępu do informacji o cenach nieruchomości oraz publikowania prospektów informacyjnych argument, że sam wykaz umów zniechęci potencjalnych nabywców do zakupu lokalu od spółdzielni, wydaje się wątpliwy” – podnosi jedna z osób komentujących projekt.

Argument ten nie rozwiązuje jednak problemu zakresu danych osobowych. Dostępność informacji o cenach transakcyjnych nie musi oznaczać konieczności łączenia ich z imieniem i nazwiskiem konkretnej osoby, numerem lokalu, sposobem zapłaty lub statusem realizacji umowy.

Rozwiązaniem mogłoby być rozdzielenie informacji istotnych z punktu widzenia kontroli działalności spółdzielni od danych pozwalających na bezpośrednią identyfikację nabywcy. Rejestr mógłby przykładowo wskazywać rodzaj umowy, inwestycję, wartość oraz datę jej zawarcia, bez automatycznego ujawniania pełnych danych osoby fizycznej.

Rejestr umów może zwiększyć koszty funkcjonowania spółdzielni

Utworzenie wykazu nie będzie polegało wyłącznie na zakupie odpowiedniego programu. W praktyce spółdzielnia będzie musiała zapewnić:

• bieżące wprowadzanie i aktualizowanie danych,
• weryfikację wartości i statusu każdej umowy,
• ochronę oraz ewentualną anonimizację danych osobowych,
• kontrolę uprawnień użytkowników,
• prowadzenie rejestrów dostępu,
• bezpieczne przechowywanie informacji przez wymagany okres,
• obsługę informatyczną i zabezpieczenia przed nieuprawnionym pobieraniem danych.

W największych spółdzielniach, zawierających setki umów w ciągu tygodnia, może to wymagać zatrudnienia dodatkowych pracowników albo zlecenia obsługi zewnętrznym podmiotom. Koszty te będą ostatecznie finansowane z opłat ponoszonych przez członków i mieszkańców.

Jawność a pozycja negocjacyjna spółdzielni

Publikowanie wartości zawieranych umów może także wpływać na pozycję spółdzielni w przyszłych negocjacjach. Kontrahenci uzyskają wiedzę o dotychczasowych stawkach, kosztach usług i warunkach współpracy.

Spółdzielnie mieszkaniowe funkcjonują na tym samym rynku co inni zarządcy nieruchomości i przedsiębiorcy, którzy co do zasady nie muszą publikować wartości wszystkich swoich umów. Nadmierna jawność może więc prowadzić do nierównego traktowania uczestników rynku oraz utrudniać uzyskiwanie korzystnych ofert.

Z drugiej strony możliwość porównania cen i warunków umów może pomóc członkom ocenić, czy spółdzielnia wydaje środki w sposób racjonalny oraz czy podobne usługi nie są zamawiane po istotnie różnych cenach.

Członkowie już dziś mają prawo do informacji, ale dostęp bywa pozorny

Obowiązująca ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych przyznaje członkom prawo do otrzymania między innymi kopii uchwał, protokołów obrad, protokołów lustracji, rocznych sprawozdań finansowych, faktur oraz umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi.

Samo istnienie ustawowego uprawnienia nie zawsze oznacza jednak, że członek może łatwo i szybko skorzystać z niego w praktyce. W dyskusji dotyczącej projektowanego rejestru pojawiają się głosy osób wskazujących na przewlekłe rozpatrywanie wniosków, żądanie dodatkowych uzasadnień, ograniczanie zakresu udostępnianych dokumentów albo ogólne powoływanie się na ochronę danych osobowych.

„W naszej spółdzielni uzyskanie dostępu nawet do faktur jest bardzo trudne, a o udostępnianiu umów praktycznie nie ma mowy. Odmowy uzasadniane są przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych” – wskazuje jedna z osób uczestniczących w dyskusji nad projektowanymi zmianami.

Przytoczona wypowiedź przedstawia indywidualną relację członka spółdzielni i nie przesądza o prawidłowości działania konkretnego podmiotu. Pokazuje jednak problem praktyczny, z którym spotykają się osoby próbujące uzyskać informacje o gospodarowaniu majątkiem spółdzielni.

Członek musi niekiedy najpierw dowiedzieć się, że określona umowa w ogóle została zawarta, poznać jej przedmiot lub kontrahenta, a następnie złożyć odpowiednio sformułowany wniosek.

Projektowany rejestr ma ograniczyć tę barierę. Pozwalałby członkowi ustalić, jakie umowy zostały zawarte, bez konieczności wcześniejszego posiadania szczegółowych informacji o konkretnym dokumencie.

Nie oznacza to jednak, że ochrona danych osobowych nie ma znaczenia. Udostępnianie dokumentów powinno odbywać się w sposób chroniący dane osób fizycznych, tajemnicę przedsiębiorstwa oraz inne prawnie chronione informacje.

Przepisy o ochronie danych osobowych nie powinny być traktowane jako automatyczna podstawa odmowy udostępnienia całego dokumentu. W zależności od jego treści możliwe może być usunięcie lub zasłonięcie danych, których ujawnienie nie jest konieczne do realizacji prawa członka do informacji.

Rejestr umów odpowiada na rzeczywisty problem członków spółdzielni

Krytyka szczegółowych rozwiązań projektu nie powinna prowadzić do pomijania problemu, który stał się podstawą jego przygotowania. Z relacji członków spółdzielni wynika, że dostęp do umów i faktur nadal bywa utrudniany, mimo istnienia odpowiednich przepisów.

Dla części mieszkańców rejestr nie jest zatem zbędnym obowiązkiem administracyjnym, lecz narzędziem pozwalającym sprawdzić, w jaki sposób zarząd gospodaruje wspólnym majątkiem, komu zleca usługi, jakie wynagrodzenie płaci kontrahentom i czy podobne prace w poszczególnych nieruchomościach są rozliczane na porównywalnych zasadach.

Z drugiej strony sposób realizacji tego celu ma podstawowe znaczenie. Automatyczna publikacja informacji o każdej umowie przekraczającej stosunkowo niski próg może prowadzić do ujawnienia danych, które nie są potrzebne do społecznej kontroli działalności spółdzielni.

Debata nie powinna więc sprowadzać się do prostego wyboru pomiędzy jawnością a prywatnością. Potrzebny jest mechanizm zapewniający członkom rzeczywisty, szybki i możliwie pełny dostęp do informacji, a jednocześnie chroniący dane osób fizycznych, interes gospodarczy spółdzielni i poufne informacje kontrahentów.

Co wymaga doprecyzowania przed uchwaleniem przepisów?

Wątpliwości przedstawione w „Dzienniku Gazecie Prawnej” oraz głosy członków spółdzielni wskazują, że przed uchwaleniem nowych regulacji konieczne jest co najmniej:

• jednoznaczne określenie celu prowadzenia wykazu,
• podwyższenie albo zróżnicowanie progu wartości umów,
• określenie, które informacje powinny dotyczyć całej spółdzielni, a które konkretnej nieruchomości,
• zdefiniowanie wartości i statusu umowy,
• ograniczenie zakresu ujawnianych danych osobowych,
• wprowadzenie bezpiecznego i uwierzytelnionego dostępu dla członków,
• wyłączenie indeksowania rejestru przez wyszukiwarki internetowe,
• określenie zasad prowadzenia logów i przeciwdziałania masowemu pobieraniu danych,
• wprowadzenie terminów na udostępnienie członkowi informacji i dokumentów,
• określenie zasad anonimizacji zamiast całkowitej odmowy dostępu do dokumentu,
• stworzenie procedury odwoławczej w przypadku odmowy udostępnienia informacji.

Transparentność nie powinna oznaczać automatycznego ujawniania wszystkich informacji dotyczących działalności spółdzielni. Nie może jednak również sprowadzać się do prawa, z którego członek nie jest w stanie skutecznie skorzystać.

Członkowie powinni otrzymywać pełne i czytelne dane o wydatkach, prowadzonych remontach, inwestycjach oraz sposobie wykorzystywania wnoszonych przez nich opłat. Zakres ujawnianych informacji powinien jednocześnie uwzględniać ochronę prywatności, danych osobowych i uzasadnionych interesów gospodarczych spółdzielni.

Na jakim etapie znajduje się projekt?

Projekt nowelizacji został oznaczony w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów numerem UD311. Według informacji przedstawionych przez „Dziennik Gazetę Prawną” projekt został skierowany pod obrady Stałego Komitetu Rady Ministrów.

Oznacza to, że proponowany rejestr umów nie jest jeszcze obowiązującym rozwiązaniem. Treść przepisów, próg wartości umów, zakres ujawnianych informacji oraz zasady dostępu mogą zostać zmienione na dalszych etapach prac rządowych i parlamentarnych.

Najczęściej zadawane pytania

Czy rejestr umów w spółdzielniach już obowiązuje?

Nie. Obowiązkowy wykaz umów jest elementem projektu ustawy. Spółdzielnie nie mają jeszcze obowiązku wdrażania rejestru na zasadach opisanych w projekcie.

Jakie umowy miałyby trafić do wykazu?

Według wersji opisanej w DGP wykaz miałby obejmować umowy związane z działalnością statutową, gospodarczą i zarządzaniem mieniem, których wartość przekracza 1000 zł. Wyłączone miałyby zostać umowy o pracę.

Czy członek spółdzielni może obecnie uzyskać kopię umowy?

Obowiązujące przepisy przyznają członkom prawo dostępu do określonych dokumentów, w tym do umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi. Realizacja tego prawa może jednak podlegać ograniczeniom przewidzianym w ustawie, między innymi w związku z ochroną praw osób trzecich lub tajemnicy przedsiębiorstwa.

Czy spółdzielnia może odmówić udostępnienia faktury, powołując się na RODO?

Każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny. Samo występowanie danych osobowych w dokumencie nie musi automatycznie uzasadniać odmowy udostępnienia całej faktury. W wielu przypadkach możliwe jest dokonanie odpowiedniej anonimizacji danych, których ujawnienie nie jest niezbędne.

Jakie są główne zagrożenia związane z rejestrem?

Najważniejsze ryzyka dotyczą kosztów prowadzenia wykazu, ochrony danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa, pozycji negocjacyjnej spółdzielni oraz braku jednolitych zasad interpretowania pojęć użytych w projekcie.

Dlaczego członkowie popierają utworzenie wykazu?

Zwolennicy rejestru wskazują, że obecne prawo dostępu do dokumentów bywa trudne do wykonania. Wykaz pozwoliłby członkom sprawdzić, jakie umowy zawiera spółdzielnia, bez konieczności wcześniejszego poznania numeru, przedmiotu lub stron konkretnej umowy.

Źródła

• Renata Krupa-Dąbrowska, „Jawność kosztem spółdzielni”, „Dziennik Gazeta Prawna”, nr 133 (6802), 13 lipca 2026 r., s. B6; wersja internetowa: „Wykaz umów uderzy w spółdzielnie mieszkaniowe. Kontrowersyjny pomysł ministerstwa rozwoju”.
• Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, projekt ustawy o zmianie ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz niektórych innych ustaw – UD311.
• Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych – tekst jednolity, Dz.U. z 2026 r. poz. 889.
• Głosy i relacje członków spółdzielni mieszkaniowych przedstawione w publicznej dyskusji dotyczącej projektowanego rejestru umów. Przytoczone wypowiedzi mają charakter opinii i nie stanowią potwierdzenia nieprawidłowości w konkretnych spółdzielniach.

O autorze

Piotr Pałka

Prof. SANS, dr nauk prawnych, radca prawny i wspólnik DERC PAŁKA Kancelaria Radców Prawnych

Autor komentarzy i opracowań prawnych publikowanych na stronie Kancelarii DERC PAŁKA. Specjalizuje się w zagadnieniach dotyczących prawa spółdzielczego, obsługi prawnej spółdzielni mieszkaniowych, wspólnot mieszkaniowych, zarządców nieruchomości oraz compliance.

Zobacz profil autora Skontaktuj się z Kancelarią

Charakter opracowania: materiał ma charakter informacyjny i ekspercki. Nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie. W sprawach wymagających oceny konkretnego stanu faktycznego rekomendowany jest kontakt z radcą prawnym.